Sinds januari 2023 heeft Ageeth Satink haar weg gevonden bij ZiekenhuisPlanners. Inmiddels is ze al vier maanden werkzaam als planner op de polikliniek van het Deventer Ziekenhuis. Haar ervaring strekt zich uit over vele jaren in het ziekenhuis, waar ze als personeelsplanner op de verpleegafdeling actief was.
Tijdens het zesde ZiekenhuisPlanners webinar ging Ageeth uitgebreid in op de cruciale link tussen de patiënten- en de personeelsplanning in het ziekenhuis. Ontdek in deze blog alvast de hoofdlijnen van dit boeiende onderwerp.
Soorten planningen
Binnen een ziekenhuis zijn er diverse vormen van planning. Ageeth maakt momenteel de poliplanning, waarbij afspraken en consultaties worden ingepland. Ageeth legt uit: “Naast de poliplanning is er de planning voor de diverse verpleegafdelingen, de Spoedeisende Hulp (SEH) en de OK, waarbij de toewijzing van bedden en de coördinatie van zorg een belangrijke rol spelen. Verder omvat de planning ook röntgenafdelingen, waar het draait om het inplannen van scans. Tot slot zijn er de planningen voor het laboratorium en de apotheek om ervoor te zorgen dat de benodigde middelen en diensten beschikbaar zijn wanneer ze nodig zijn.”
De poliplanning
De zorgvraag op de polikliniek omvat diverse aspecten, zoals spreekuren, operaties, ingrepen en andere onderzoeken. Bij het plannen van deze zorgvraag moeten verschillende factoren in acht worden genomen. Denk aan beschikbare ruimtes, telefonie en baliebezetting, overlegmomenten, vakanties, scholing, congressen en de regels van de cao.
Het zorgaanbod wordt geleverd door specialisten, artsen in opleiding tot specialist (AIOS) en ondersteunend personeel. “Het ingewikkelde is dat er op de polikliniek rekening moet worden gehouden met speciale artsen die specifieke behandelingen verzorgen. Daarnaast heeft een poli meer nodig dan alleen de aanwezigheid van een arts om effectief te kunnen functioneren. Denk bijvoorbeeld aan doktersassistenten.”
Afstemming om de planning goed te laten verlopen
In het ziekenhuis wordt er veel waarde gehecht aan een goede afstemming en samenwerking om de planning van alle afdelingen soepel te laten verlopen. Als planner heb je korte lijnen met verschillende betrokkenen.
Denk bijvoorbeeld aan de leidinggevende, die meestal verantwoordelijk is voor de ziekmeldingen van medewerkers. De regieverpleegkundige houdt daarnaast vooral rekening met de zorgzwaarte van de patiënten en zorgt voor een optimale verdeling van taken. De beddenmanager en het ICM-team (integraal capaciteitsmanagement) zorgen ervoor dat er gedurende het hele jaar voldoende personeel beschikbaar is.
“Daarnaast is er tijdens de coronaperiode een hechte samenwerking ontstaan tussen de collega-planners, vooral vanwege de enorme zorgvraag. Deze samenwerking blijkt buitengewoon effectief te zijn! Tot slot speelt het flexbureau een belangrijke rol bij het invullen van openstaande diensten en het inspelen op onvoorziene omstandigheden”, aldus Ageeth.
