Capaciteitsplanning

Het maken van een capaciteitsplanning is een proces om de inzet van je medewerkers aan te laten sluiten op de zorgvraag. Op die manier lever je de zorg tijdig en in één keer goed, waarbij (schaarse) middelen optimaal worden ingezet. Dit doe je meestal voor een periode van een half jaar tot een jaar. Je krijgt zo een overzicht van het werk voor die periode en welke mensen in de organisatie je daarvoor in kan zetten. Je kan een capaciteitsplanning ook wel zien als de perfecte balans tussen de vraag naar en het aanbod van personeel.  

Een capaciteitsplanning is een essentieel onderdeel van de personeelsplanning op zowel tactisch als strategisch niveau. Het geeft de mogelijkheid om vooraf te signaleren en anticiperen op eventuele problemen. Zo ben je als planner niet steeds brandjes aan het blussen die vooraf gemakkelijk voorkomen hadden kunnen worden. 

Daarnaast voorkomt een capaciteitsplanning ook het (on)bewust overtreden van de Arbeidstijdenwet door adhoc wijzigingen in het rooster, vanwege de noodzakelijke zorgaanvraag. Door de inzet efficiënt mee te laten bewegen met de zorgvraag krijg je stabielere roosters en minder kans op overwerk. Het wegnemen van alle adhoc wijzigingen is natuurlijk een utopie. Een planner zal altijd met onvoorspelbare uitval te maken krijgen. 

Het maken van een capaciteitsplanning bestaat uit een aantal aan elkaar gelinkte processen: 

• Forecast: voorspellen van de personeelsinzet en de verwachte zorgvraag. 
• Capaciteitsplan: beschikbare capaciteit vertalen naar een formatie. 
• Roosterplanning: het maken van het rooster. 
• Dag sturing: dagelijkse coördinatie op de werkvloer. 
• Realisatie: uitrol van je planning. 
• Reflectie: terugkijken en evalueren.  

Te veel in detail uitwerken hoeft in eerste instantie niet. Dit kan in een later stadium bekeken worden. Wel kan er alvast een inschatting gemaakt worden of er in een bepaalde periode een hoger werkaanbod of juist een personeelstekort zal zijn.  

Naast het inzicht dat een capaciteitsplanning geeft zijn er ook nog andere voordelen: 

• goed zicht op de pieken en dalen in de organisatie, maar ook op de feestdagen en vakantieperiodes; 
• van tevoren in beeld wanneer er een tekort of overschot is, zodat je op tijd flexmedewerkers kan inschakelen of werknemers kan vragen om vrij/vakantie op te nemen; 
• de cliënten krijgen de zorg waar zij recht op hebben; 
• meer aandacht voor de voorkeuren van medewerkers, wat leidt tot meer werkgeluk en een gezondere organisatie en; 
• de optimalisatie van kosten, want je hebt nooit te veel personeel op de vloer.